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1 内容管理的简单认知:产生背景与概念界定

1.1 内容管理产生的背景。随着计算机技术和网络技术应用的普及,各领域都堆积了海量的信息资源。正确管理和合理开发这些产生于内外部的信息资源,已经成为企业科学决策、增强竞争力的关键。

在政府、电信、金融、媒体等以内容为其主要核心业务的行业中,内容和应用程序代码已成为最主要的关键性资产。利用者对非结构化数据管理的需求已经超出了传统数据管理的概念。如何一方面满足利用者对结构化数据管理和非结构化数据管理的需求,一方面,又能为数据拥有者创造经济或社会效益,达到“双赢”的目的,成为社会各界研究和思考的问题。

1.2 内容管理概念的界定。早期的内容管理CM (Content Management),侧重于对出版物的管理,通常以储存、流程、元数据(Metadata)为组件来制作管理系统。在我国,一般援引鲍伯(Bob Boike)在其论文“Content Management Concepts”(《内容管理概念》)中的定义:“内容管理是指在目标出版物(Targeted Publications)中有效地收集、管理和形成可利用的信息。”[1]从构词上看,“内容管理”=“内容”+“管理”。在网络技术环境中,“内容”是指具有价值的能够容易、安全、快速地进行共享和利用的信息资产,它是各种结构化数据和非结构化文档的信息聚合体;“管理”是对“内容”进行的一系列处理过程,至少包括收集、管理、、更新、存档等环节,以便最终让利用者找到“内容”[2]。

通信技术和网络技术的发展日新月异,人类信息生产能力快速提升。有资料显示,在企业存储的海量数据中,传统关系型数据库管理系统处理的结构化数据不到数据信息总量的15%,即有超过85%的商业数据是非结构化的[2],如财务报表、办公文档、电子邮件、音频视频等,所有这些结构化和非结构化数据都是数据“内容”的具体表现。

2 内容管理进一步了解:应用现状与发展趋势

2.1 CM的应用现状。“内容管理”自提出以来,以其先进的理念和优良的技术性能,在全球信息化浪潮之下,成为所有信息化应用的基础。从国内外应用实践看,目前,内容管理已经广泛应用于政府、金融、保险和媒体等各领域。以政府部门为例,在国外,美国马萨诸塞州政府整合州内160个政府机关,设立一站式电子政务平台,各个州属机关不再架构各自的电子化政府系统[1];在国内,我国利用内容管理搭建统一的电子政务平台也在积极建设中,如陕西电子政务网站就是基于内容管理而设计和运作的。

2.2 CM的发展趋势。内容管理内涵极为丰富。作为一种理念,可以在任何领域解释;作为一种管理方式,其应用范围仍在不断拓展。从技术和应用的角度,结合内容管理实践发展的经验和教训,未来内容管理的发展方向主要在于:

2.2.1 CM的应用范围不断拓展。从国内外大量资料和实践案例看,未来内容管理将主要朝着两个“ECM”方向发展,分别是:企业内容管理(Enterprise Content Management),是指以在企业业务流程各个环节中的内容为中心,把各中心内容联接起来构成一个完整的企业集成业务流程;电子商务内容管理(E-business Content Management),是指在电子商务交易过程中对采集、管理、存储、保管、检索、等整个内容价值链的管理,实现E2E(企业和企业之间)、E2S(企业和供应商之间)、E2C(企业和客户之间)的所有内容的良好共享。

2.2.2 CM与业务应用进一步结合。内容管理首先是一种管理理念,但其本身又是一种技术和管理方式,其终极目的仍是服务于具体的业务过程。如,在微软Content Management Server 2001和CRM的集成方案中,客户使用Web站点输入个人特征信息,存储到CRM中,而Content Management Server 2001访问这些数据并根据客户特征管理客户访问到的内容[3]。

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一、分层管理法

在现阶段的企事业单位中,存在相当多的信息资料需要进行合理地分类和整理,如果本身的档案数据资料过于冗杂,将不利于服务工作的开展,查阅资料的速度会显地十分慢,难以满足人们的实际工作要求。分层管理方案便是应对这种状况的最好管理方式,它的特点主要凸显于针对性的分层管理上,即在收集整理资料信息的基础上,对全部的信息资料加以分类,分类的标准一般被定为服务对象,根据不同的服务对象,进行科学的分类。之后再根据不同的类别,提供最为切实的档案信息服务。相比于其他的档案信息管理方法而言,分层管理法的实践性相当强,实效性也会更高。需要注意的是,在以往的企事业单位工作中,已然有相当一部分的档案管理人员对各种资料进行了分类,因而很多人将分层管理法视为一种陈旧的管理办法,本身的实际效用已然发挥到了极致,没有太多提升的空间。但是本文中的分层管理法,并不是简单的档案分类,而是整体档案管理中的分类,包括档案服务对象、信息收集目标、信息资料内容,同时,还有必要在档案信息管理部门下,分设一些下属部门,由这些部门分别对自己的工作内容进行管理。此外,对于不同部门所提供的服务内容,也需要有一定的区别。分层管理法的科学性,主要体现在服务理念的遵循上,之所以要开展多样的服务内容,最主要的原因在于服务对象的不同上,人们在实际的工作中,所需要的档案信息服务内容是不同的,对它们进行科学有效地区分,能够使整体的管理流程更加科学有效,人们能够从中迅速有效地找到自己想要的档案资料。分层管理法的开展,在于对管理主体、管理对象、管理内容的细化,而其中的细化管理,不仅是整体工作开展的基础,而且是优化服务质量的主要方法。现阶段的企事业单位工作,十分注重对工作的细化,而且只有对工作进行细化,只能实现精细化的管理,为人们提供更好的服务,因而企事业单位的档案信息管理,需要实时地应用分层管理法,以提高自身的工作效益。

除了上述的各种优点以外,分层管理法还有着一定的局限性,如果企事业单位的档案信息管理工作,本身并没有太大的工作量,如果再对其进行分类,将会是画蛇添足的行为,对于整体的服务质量提升,并没有太大的作用。而且,在应用分层管理方案的时候,需要对服务内容和服务主体进行一定的分类,而相当多的企事业单位没有明确的分类标准,导致很多档案信息,在进行查阅的时候,出现较多的阻碍。同时,在档案信息管理部门下分设相应的分类部门之后,一旦服务内容和责任出现不明确的状况,将会严重影响到档案信息服务工作的正常开展。此外,分层管理法的开展,对于管理内容的分类,并没有明确的分类标准和方向,很多的档案管理人员,习惯于按时间进行分类,将较为陈旧的档案划分到一个下属部门,较为新颖的档案划分到另一个下属部门,以促进整体工作效益的提升。但是,在实际的工作中,这些管理人员又发现了一些严重的问题,那就是时间的划分上,不能确定最为合适的时间标准。大多数的企事业单位在运用分层管理法的时候,将时间的标准设置为两年,两年以前的属于陈旧的资料内容,两年以内的属于较为新颖的资料内容。在这样的分层管理中,档案管理人员需要对档案不断地进行更新工作,严重影响了正常工作地进行。

二、数据库结合法

信息时代的到来,人们的生活发生了很大的变化,很多传统的内容得不到人们的认可,而且不再是当前社会的主题。在现阶段的企事业单位管理中,存在一种科学有效的管理方法,即数据库结合法,将现有的管理设备和管理方法,与数据库完好地结合起来,双方进行科学地互动合作,进而使得档案信息管理的工作内容更加完善科学。数据库结合法的运用基础,在于对网络数据库的完善,在这个过程中,档案管理人员需要优先利用网络技术,创设出独立的数据库,并将收集整理到的全部内容,实时地输入其中,以提高整体的服务效率。数据库结合法的最大效用在于,档案管理人员能够在最短的时间内,迅速有效地为客户找寻到相应的档案信息,并选取针对性的服务内容进行服务。现阶段的企事业单位档案管理,运用最多的方法都是数据库结合法,将企事业单位的整体档案管理与服务,完全地与数据库结合起来,双方相辅相成。由于互联网是该项工作开展的基础,因而这种方案下的档案管理最为完善科学。同时,传统的档案管理采用的主要的是纸质资料的收集整理,当前的档案管理在采用全新的数据库以后,能够全面地更新档案管理方法,为人们提供最为切实的服务,而且信息资料的收藏空间将会变得相当大,不会像传统的档案管理那样,需要对档案进行翻阅查找,整体的搜寻过程十分不易。

数据库结合法也有着自己的缺点,它的最大缺点在于网络的特点,即面向的人群是全体的社会人。因而在运用它进行管理的过程中,容易受到外界的直接威胁。最主要的行为体现在数据信息的直接侵入上。随着科学技术的逐渐完善和更新,越来越多的人群掌握了相当多的信息技术和网络手段,而其中不乏存在一些社会的不良分子,他们对于网络技术的应用,更多地偏向于资料的盗取或删除。虽然企事业单位的数据库建立相对较为独立,但是始终建立在互联网的基础上,于是长期面临着外界的各种挑战和威胁。而一旦档案信息资料遭到损毁,无疑是对档案管理部门的致命打击,整个部门会趋向于瘫痪。在这样的状况下,档案管理人员首先需要具有极高的专业素质,高效地操作电脑,并将数据库的防护措施进行全面的完善,使得整体的工作效益趋向于最高。

三、自我档案管理

在新时期的经济建设发展过程中,企事业单位工作的工作开展,首先必须具有一定的工作理念,而当前的社会,企事业单位的工作,面向的更多是不同的人群,因而整体的服务理念也应该服务于人。为此,一部分企事业单位对现有的档案管理工作进行了创新,开辟了自我档案信息管理的方式。这种档案信息管理档案,虽然十分推崇客户的自我管理,但指地并不是完全地将管理权利和流程赋予客户,而是为客户提供一定的管理平台,由客户对自己的信息进行更新、完善以及查阅,后台的服务依旧是由企事业挝坏牡蛋腹芾聿棵趴展。在现代化的经济建设进程中,自我档案管理明显属于一种十分大胆的想法,并且也具有了相当高的可行性。在实际的档案管理工作中,一旦客户产生了档案信息服务的需求,首先需要与档案管理人员取得联系,然后将自己的实际需求内容完全地阐述给管理人员,然后再由管理人员进行相应资料的检索。这个过程相对较为麻烦,而且很多时候容易出现多种失误的现象,不利于整体档案管理质量地提升。而在自我档案管理当中,客户可以根据自己的主题需求,直接地检索自己想要得到的档案信息,并进行知识体系内容的攫取。

自我档案管理也存在一定的不足之处。对于自我档案的管理,首先需要人群具有一定程度的认知基础和对先进设备的运用能力,如果客户不具备这些方面的内容,那么自我档案管理将不会产生实际的效用。而事实上,现阶段的国内人群体系,虽然知识人群占据了很大的比例,但是依然有相当一部分人群,缺乏良好的科技认知和使用能力,因而自我档案管理对这部分人群是不适用的。为此,企事业单位的档案管理,往往不能全方位地采用自我档案管理,还需要秉承服务理念,根据客户的不同状况,制定最为切实的服务内容,以获得人们的支持,进而产生相当大的服务效益。

结束语

新时代的企事业单位档案管理,在社会经济发展的重重挑战下,必然需要进行多方面的改革,无论是哪种管理方法的选择,都需要秉承严格的服务理念,切实地为公众提供服务。

参考文献:

[1] 张天龙. 干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J]. 企业改革与管理. 2016(22)

[2] 马欣. 新时期如何做好人事档案管理工作[J]. 赤子(上中旬). 2016(18)

[3] 张巍巍. 人事档案管理[J]. 中外企业家. 2016(29)

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要分析气象记录档案工作存在的主要问题,首先要确定气象记录档案工作的评价标准。一般来说,气象记录档案工作的根本价值即为其评价标准,原因在于不论具体的档案工作内容与方式如何,如果不能实现气象记录档案工作的根本价值,就不能被认为是有效的工作。综合国家有关气象及档案法规对气象记录档案工作的定位、多年来延续的气象记录档案工作的对象与内容及气象事业发展对档案工作的需求,笔者认为,气象记录档案工作的根本价值主要包括两方面内容:一是集中统一管理气象记录档案,维护档案的完整与安全;二是长期稳定地提供气象记录档案信息,充分发挥气象记录档案潜在与现实价值。

依此标准对气象记录档案工作内容、方式、效果等现状进行分析可以发现,长期以来的气象记录档案工作主要存在以下问题:

(一)气象记录档案的现有保管条件不能满足其永久保存的需要

气象记录档案是对天气要素状态的原始的历史记录。它不仅是气象业务科研发展的基础资料,还是我国气象文明建设的主要成果之一,是我国国家文明、民族文化建设的重要组成部分。维护其完整与安全不仅关乎到当前气象事业的科学发展,更是关乎到气象文明延续的大计。然而,在观念上认识不够、思想上重视不足、经费上支持不力、技术上掌握不精等主客观因素的作用下,当前多数气象档案管理机构的气象记录档案保管环境控制设施难以达到有效的防光、防盗、防潮、防火、防有害气体、防磁等档案保护要求,不能满足永久保存的需要。

(二)以形式管理为主的工作内容对气象记录档案服务的支持严重不足

从当前气象记录档案工作的主要环节来看,其工作内容的主要特点是:以档案的形式管理为主,包括气象记录档案的收集、整理、存储、鉴定、统计、编目、保管、提供利用、可读性检测、备份、转储、数字化等工作。这种以形式管理为主的工作内容,一方面在有限人力与资金支持的情况下,有利于确保档案实体的完整、安全、有序;但另一方面,在综合、具体反映档案信息内容及其与档案实体、台站信息等对应关系的档案元数据制作、档案背景信息制作等档案内容管理方面存在不足,使得气象记录档案的检索缺少了必要的、具体空间、时间、要素等信息的精确支持,用户无法从当前各类途径准确、完整地获知档案管理机构保管的所有气象记录档案信息,从而严重降低了档案的提供利用效率。

(三)非自动化的工作方式严重降低了档案管理与服务的效率

由于缺少适用的自动化档案管理平台,当前气象记录档案工作内容如收集、整理、存储、鉴定、统计、电子气象记录档案可读性检测、档案元数据管理、库房环境监测与调控、档案提供利用等主要以人工或半人工方式为主。应该说,这种非自动化的工作方式,在以形式管理为主要工作内容的情况下,能够基本满足工作需求。但由于存在时效性不强、受人为主观影响较大、发生错误概率较高等缺点,无法胜任追求时效性、准确性、多样性的内容管理与服务工作。

(四)以形式管理为主的工作内容及非自动化的工作方式导致了较差的工作效果

以形式管理为主的工作内容及非自动化的工作方式对档案服务的支持、档案管理与服务效率的提重不足,从而不仅严重制约了档案信息价值的发挥,严重降低了档案工作应有的作用与价值,更是严重阻碍了用户需求的满足,降低了气象记录档案工作对气象事业发展应有的基础支撑作用。

二、气象记录档案工作的重新定位

就任何一项有意识的管理活动来说,目标决定过程,角色定位决定了任务与职能。因此,对气象记录档案工作的角色定位决定了包括工作内容与方式、人员及设备、资金配备等在内的气象记录档案工作的全部内容。

(一)气象记录档案工作的既有定位

不论是从当前气象记录档案管理部门、人员及任务分工,还是从档案工作实际内容与方式来看,气象记录档案工作始终扮演着“档案形式管理”的角色。在这种角色定位下,专门的气象记录档案管理员更多情况下只是一般的仓库管理员,始终处于气象资料工作的边缘;气象记录档案工作的主要目标也仅为保证气象记录档案的完整、安全与有序,主要工作要求是不发生丢失、焚毁等重大安全事故,而工作内容、方式乃至人员、资金、设备配备等依照主要目标与工作要求来设计与开展。

正是这种“档案形式管理”的角色定位导致了当前气象记录档案工作的重点放在形式管理方面,而对档案服务工作的支持严重不足,从而最终阻碍了气象记录档案价值的发挥。

(二)气象记录档案工作的重新定位

随着我国经济、社会等各方面的快速发展,国家与社会对气象事业的要求越来越高,从而对作为气象事业主要支撑资源之一的气象记录档案需求的时效性、准确性等要求也越来越高。但是,当前“档案形式管理”的定位已经远远不能满足气象事业发展的需求,必须对其重新定位。

笔者认为,依据气象记录档案工作两个评价标准,应将其定位为“档案内容管理”的角色。

所谓“档案内容管理”角色定位是指气象记录档案工作不仅要进一步维护档案的完整、安全与有序,切实有效地实现“形式管理”的全部功能,而且要以用户的档案检索需求为对档案内容信息进行著录、提取、加工的导向,制作档案实体形式特别是内容属性的元数据信息作为用户查找、获取档案的桥梁,制作档案形成背景信息(如台站沿革信息、数据处理信息等)作为用户评判档案质量的依据,并在此基础向用户提供直接或间接的气象记录档案信息服务。

那么,如何才能实现新的气象记录档案工作定位呢?笔者认为,要做到这点,必须全面启动气象记录档案现代化建设。

三、气象记录档案工作现代化的内涵

所谓气象记录档案工作现代化是指为充分实现气象记录档案工作的根本价值以满足现代气象事业对气象记录档案工作的各项需求,而对气象记录档案工作目标、内容、方式等的运行状态所作的调整与改变。其显著特点是在目标、内容、方式等各方面突出对气象记录档案信息服务的支持。

(一)气象记录档案工作现代化的目标

气象记录档案工作现代化的目标即为完全实现其存在价值,也即在保证气象记录档案完整、安全、有序的基础上,为用户提供响应及时、内容丰富、方式多样的档案内容信息服务。

如前所述,虽然档案管理工作与档案服务工作同为气象记录档案工作的两个主要工作内容,但现有档案管理的内容与方式主要围绕档案的形式管理展开,对档案服务的支持力度不够。气象档案工作现代化的目标就是要在进一步提高档案形式管理效果的基础上,加强对档案内容的管理,把对档案服务的支持放在全部工作的突出位置,为充分发挥档案价值创造条件。

(二)气象记录档案工作现代化的重点

气象记录档案工作现代化的内容是在进一步对档案形式进行有效管理的基础上,做好档案的内容管理与服务。重点是把档案元数据及其形成背景数据、数字化气象资料等电子气象记录档案资源建设及自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台建设放在档案工作的显著位置:

1.气象记录档案元数据信息建设

长期以来,气象记录档案元数据以档案实体为基本描述对象,内容主要包括实体特征信息及其对所含数据内容信息的概括信息。这种以描述实体属性为主,以描述内容属性为辅的“档案实体元数据”的典型代表是《气象数据集核心元数据(QX/T 39-2005)》。该行业标准详细规定了气象数据集核心元数据的著录项目与规则。应该说,其对数据集实体作为一个整体的描述是非常完整与规范的,能够较好地指导数据集实体元数据制作,但由于是对空间、时间、要素属性等关键信息的高度概括,用户必须借助其他相关信息才能准确知道该数据集具体包含哪些台站、区域、时间段的资料,从而一方面大大降低了档案元数据在用户服务方面的可用性,另一方面也不利于用户资料使用效率的提高。

要改变“档案实体元数据”在数据服务领域面临的困境,适应“档案内容管理”的角色定位,气象档案工作必须调整既有的“档案实体元数据”制作模式,而将元数据制作重心转移到以描述数据内容属性为主,以描述数据实体属性为辅的“档案内容元数据”上来,从而在对档案内容信息全面、准确描述的基础上,实现对档案内容信息的完全控制,最终为气象档案服务效率的提高提供有力的信息支持。

2.气象记录档案背景信息建设

气象记录档案背景信息是反映气象记录档案形成过程的信息,它是评判档案质量的重要参考依据。其内容根据档案种类不同而不同:若其为未经加工的原始气象观测资料,则其背景信息主要是指包括形成台站及仪器设备信息等在内的台站沿革信息;若其为原始气象观测资料的加工产品,则其背景信息不仅包括台站沿革信息,还应包括加工处理信息(包括加工处理所使用的质量控制技术、数据选取方法以及对数据改变的依据等信息)。

虽然当前台站沿革信息的制作正快速进行,但仍有包括解放前历史台站在内的大量台站沿革信息制作尚未开展,也未将对数据的加工处理信息纳入背景信息的范畴作为检索对象。总体而言,背景信息的建设任重而道远。

3.历史气象资料数字化建设

由于气象业务科研对气象数据的处理基本实现了自动化,必须将存储于纸张、缩微胶片等载体上的气象数据数字化为可计算机编辑处理的电子文件。目前,我国已经制定全国气象记录档案数字化的规划,各部门档案数字化工作正在快速进展中。但要实现所有档案的数字化,建设可用的数字化产品,仍需投入更多的时间与资源。

4.自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台建设

档案管理服务的方式取决于其工作平台,自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台能够有效提高管理服务的科学性、规范性、准确性及时效性,从而从根本上提高管理服务工作效率。自动化是指气象记录档案从收集、整理、保管等形式管理,到内容信息著录、提取等内容信息管理与服务全部工作环节的完成、衔接主要由气象记录档案管理服务平台自动完成;规范化是指各个工作环节的开展与衔接要以标准规范为依据;安全化是指气象记录档案工作的全程既要保护档案的实体安全,又要保证其内容信息安全,杜绝实体损毁和内容泄密的发生。

安全化是基本原则,没有档案实体与内容的安全,气象事业的发展乃至国家安全都会面临严重威胁;规范化是基本保障,没有各个工作环节的规范化,档案工作受个人主观影响较多,管理服务平台建设及实际工作的科学合理性及衔接性就难以得到可靠保证;自动化是建设核心,没有各工作环节的自动化,工作的质量与效率就难以得到有效提高。

四、气象记录档案工作现代化的建设内容

根据气象记录档案工作现代化的本质要求,要实现现代化必须做好以下四方面工作:

(一)建设电子气象记录档案资源及其支撑资源

着力建设同时满足管理与服务需求的气象记录档案元数据库、气象档案背景信息数据库,推进档案数字化,加强对通信系统中各类未归档原始观测资料的收集,为档案服务提供丰富的数据支持。

(二)建设自动化、规范化的档案实体安全保障系统

重点建设符合档案“九防”要求的库房环境自动化监测、调控系统,建设库区、利用区的安全监管系统,为档案实体与内容的完整与安全提供可靠的硬件保障。

(三)建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案管理平台

重点建设自动化气象资料归档(包括收集、分类、存储等环节)、保管、与可读性检测、备份及建设气象记录档案元数据及背景信息数据自动化管理(如增删、修改、检索、备份)系统,为档案的完整、安全与有序及各类数据资源制作提供有力的平台支撑。

(四)建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案服务系统

重点建设基于档案元数据、背景信息数据的数据检索、提取、处理与推送的档案服务系统,为用户检索、评价、使用档案数据提供有效的系统服务。

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随着现代科学技术的高速发展,经济全球化、一体化步伐的加快,社会已迈入一个崭新的信息技术时代。为适应新形式的要求,各行业大刀阔斧地进行改革。档案事业也不例外,正发生着深刻的变化,档案工作进行观念大转变、工作大转轨、事业大转型。由过去的传统型、封闭型向现代型、开放型转变。在转变过程中,档案工作呈现出了鲜明的文化性、社会性和开放性特征。显示出了为社会服务,为经济建设服务的新局面。档案工作要适应和跟上新形势的发展,还必须做好以下几个方面的转变工作:

1、档案工作必须由传统的封闭式向开放式转变。长期以来,传统的档案管理工作封闭保守、管理落后、服务意识跟不上、利用率低。一方面档案管理人员闭门办公,档案(室)馆随处可见“顾客止步、谢绝参观、不得入内”等警示,把个档案部门列入“军事禁区、密秘部门”行列。档案工作处于封闭的环境里,工作人员“两耳不闻窗外事,一心只弄故纸堆”,除了负责接待利用者的同志接待少数几个拿着盖有几个红印章证明的利用者外,其他人员很少甚至没有与外界接触和联系。另一方面,由于封闭的档案管理模式,给档案工作人员在思想上造成了一种封闭的思维观念和思维方式。工作只停留在接收档案、整理保管档案、坐等上门提供档案利用上。思维方式非常封闭保守、单一单向。

改革开放以来,特别是经济体制改革后,随着市场经济的快速发展,许多档案部门已经走出了这种传统的封闭形式。一是把档案工作由系统内部移向系统外部,由馆内走向馆外,采取多渠道、多方向、全方位的开展档案工作。二是档案价值取向有了突破性的转变,由原来关起门办公,档案资料自我欣赏转向社会、转向市场,档案资料来源更加广泛,服务更加全面。三是加大了档案工作力度,注意调动各方面积极因素,多途径、多渠道发展档案事业,取得了明显效果。

2、档案工作必须由业务性专业性向社会性方向转变。档案工作确实是一项专业性、业务性很强的工作,它要求管理者不仅有熟练的业务知识和技能,还要有较强的责任心、事业心和严格执行规章制度等等。这一切给档案管理者在心理上、思想上产生了错觉,误认为档案工作就是单纯的业务工作,专业工作,只要管理好本级档案,与社会没有任何关系。其实,档案工作也是一项社会性很强的工作,它是党委政府的行政职能部门,除了要抓好本级档案馆藏的整理、保管和利用外,还要抓好社会档案资源的管理和开发,依法对辖区内的档案工作进行监督和指导。要做好档案工作,让档案工作走向社会,面向社会,服务社会,档案部门应充分发挥其行政管理的职能作用,运用社会性的工作方法来做好档案工作,为社会服务。

3、加强现代化档案馆建设。随着信息技术在世界范围内的迅速发展,特别是计算机和网络信息技术的普及应用,作为档案灵魂的档案网络信息,必须充分发挥作用。档案部门必须加快档案网络信息化建设的步伐,充分利用网络信息技术手段,促进档案工作。档案信息化建设的目标就是数字化档案馆,数字化档案馆的内容有,档案储存

数字化和档案提供利用服务数字化两个方面。要围绕这两个方面,做好馆藏档案数字化处理工作,建立建全网络化服务体系,提高档案工

作管理水平,做到更加快捷、有效地为社会服务。

4、增强服务意识,提高服务质量,更好地报务社会。随着产业

结构调整,企业产权变动,多种所有制经济的发展,国家发展非公有制经济的方针进一步明确和政府职能的转变,给档案部门服务提供了发展的空间。作为以服务为主要工作任务的档案部门,一定要抓住机遇,增强服务意识,创新服务机制,拓宽服务渠道,提高服务质量,更好地为经济建设和社会发展服务。档案部门要在“服务”两个字上下功夫、做文章,围绕“服务”开展各项工作。一是服务观念要创新。论文大全。由于现代科学技术在档案工作的运用,档案工作发生了根本性的变化。档案工作不再是过去那种只抓档案资料的整理保管,而是要把档案工作提高到为社会服务,为国家经济建设服务的高度来认识。要利用现代化的管理手段,加快计算机网络化、信息化建设,做到快捷、有效地服务。要利用档案服务工作,架起党和政府与人民群众直接沟通的桥梁,进一步密切党和政府与人民群众的联系。二是服务内容要创新。档案工作在服务内容上,也要适应改革发展的需要,紧跟现代科学技术发展的形势,不断调整服务内容,做到广、快、全、准地为利用者提供档案信息服务。档案服务内容有多种形式,在新时期,最主要的就是要抓好网络信息技术服务。网络信息技术服务属于现代化管理服务内容,它具有传播速度快、内容更新快、能及时播出、滚动播出,将信息快速传递给利用者。要充分利用现代化通讯技术,如通讯卫星、邮电信息网络等,将档案信息出去,让利用者在不同地域,不同时空利用档案资料。

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一、公共服务管理平台内涵

“公共服务管理平台”是一个比较新的概念,涉及到公共管理、公共服务、信息服务等多个领域。它是一种基于网络的服务平台,其用户是普通民众,提供的信息内容与大众的日常生活、工作息息相关,由此,笔者认为,公共服务管理平台是一种面向公众、提供公共信息服务的网络载体,一般以政府为主导,企、事业单位为补充,利用现代信息技术和信息管理方法,充分整合社会生活中与大众息息相关的公共信息资源,并根据公众的需求向其提供更加有组织、有效率的信息服务,目的是提高社会公共服务质量和效率,促进公共利益和社会公平进程。而作为公共服务管理体系建设中的档案部门,如何以公众的需求为工作突破点,切实提高公共服务管理平台中公共产品和服务的供给能力以及质量,保障公众的信息需求权利是当前亟须解决的问题。

二、档案信息传播服务的内涵

所谓档案信息传播服务就是指档案信息传播与档案服务利用的有效整合,是档案信息服务机构借助传播服务的力量实现其信息服务目的的一种方式。它以满足人民群众信息服务需求、保障人民群众信息知情权、传承民族文化和提高国民思想文化素质为目标,以国家各级各类综合档案馆、企事业机关档案室、现行文件服务中心、文献中心、档案中介机构为基础,以网络、电视、报纸、广播、期刊杂志为传播载体,以档案信息工作、档案信息利用、档案信息宣传、档案信息、档案信息传播等为内容,具有内容服务和公共管理平台服务的双重功能。在构建公共服务体系的进程中,档案信息传播服务处于基础性地位,是公共服务体系建设的重要组成部分,是公共服务管理平台的主要服务内容。

三、公共服务管理平台与档案信息传播服务的关系

1.档案信息传播服务是公共服务管理平台服务的重要内容

随着时代的发展,社会的进步,人们对信息和文化的需求越来越呈现出多样化、多层次的状态。为了满足广大人民群众日益增长的信息文化需求,党和政府把关注的目光投向绝大多数人基本的信息权和文化权。要满足这两个基本,就要大力发展信息传播服务体系。此外,档案信息所具有的原始记录性、真实性和参考、凭证、教育功能使其区别于其他信息,从而在公共服务方面具有其他信息所无法取代的地位和价值。

2.档案信息传播服务是公共服务管理的重要手段

公共服务的顺利有效实施离不开档案信息传播服务功能的发挥。档案信息中包含有大量与民众日常生活息息相关的信息内容,是党和政府服务民生、解决民生问题的很好帮手。通过建立健全各类民生档案,可以使有关部门在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中得心应手,为妥善处理突发性、群体性事件,努力把矛盾和纠纷解决在基层,消灭在萌芽状态发挥积极作用。公民通过查阅与自身直接相关的民生档案信息,可以解决工作和生活中遇到的一些实际困难和问题,维护自身的合法权益,使广大人民群众切实感受到党和政府的关怀与帮助。建立和完善覆盖人民群众的民生档案信息资源体系,满足社会各方面利用民生档案信息资源的需要,传播档案信息服务大众,是我们档案部门和档案人员义不容辞的职责。

3.公共服务管理平台是档案信息传播服务的助推器

公共服务管理平台为档案信息传播服务由封闭走向开放,由传统走向现代提供了时代背景和发展机遇;同时为社会化的档案信息传播服务提供政策支持和设施设备等的经济扶持。

四、公共服务管理平台中档案信息传播服务体系的构建

公众的种种需求通常具有普遍性,这就构成了公共服务管理平台中档案信息传播服务的基础;在普遍性的基础上,公众的档案信息需求又呈现出个性化的一面,需要公共服务管理平台在服务体系内容与模式方面灵活处理。笔者在本文中主要探讨公共服务管理平台中档案信息传播的“产业化经营服务”、“ 知识门户传播服务”、“数字化服务”、“民生与社区服务”、“ 保障服务”,这些体系是相互补充、互为促进的统一整体。体系构建所应达到的预期效果是使档案信息生产与传播服务的社会化协作程度得到提高、档案部门公共服务能力得到显著增强、档案信息传播服务工作更有保障。

1.构建公共服务管理平台中档案信息传播服务的产业化经营体系

(1)档案信息传播服务产业化经营

在传统档案信息传播服务遭遇时代发展瓶颈的情况下,提出档案信息传播服务的产业化经营是一种理论与实践的创新。公共服务管理平台中档案信息传播服务的产业化主要应有如下特点:第一,产业化经营是一种社会化、市场化的经营方式,但不影响公共档案馆公益性质;第二,经营档案产业的市场经济主体必须是实行现代企业制度的企业;第三,产业化经营对象包括档案信息、文化产品、档案技术和服务。

(2)产业化条件

无论是从外部条件包括社会环境及国家政策、市场经济发展的程度、国外发展档案产业的经验,还是从内部条件如档案学术界的思想认识、部分档案产业经营实践而言,数字时代的档案事业已初步具备产业化的条件。

(3)产业化主体

传统公共服务的供给者主要是政府及其职能部门。随着社会经济体制的转型,市场经济的深入和各国政府职能的变革,未来公共产品和服务的供给将形成以政府及各职能部门为主导,企业组织和非营利机构共同参与的格局。因此,信息社会环境下公共服务管理平台中档案信息传播服务产业化的主体应该充分发挥公共档案馆的主导作用,重视和发展主体之一——企业的作用,积极培育非营利组织。

(4)产业化运作模式

档案信息传播服务的产业化运作模式可以根据档案工作的文化事业性质从一般文化产业理论中寻找借鉴。

总之,档案信息传播服务的产业化经营是随着社会的变革、时代的发展对整个档案事业进行的调整、探索与尝试。档案产业与档案事业共同存在,相互补充。但是在产业化的实现过程中还需要政府的主导与调节作用,出台相关的配套政策与措施,完善相关的法律制度,为产业化发展扫除障碍提供条件。此外,档案信息传播服务的产业化经营要探索市场机制的形成,规范市场主体的行为,建立良好的经营秩序。

2.构建公共服务管理平台中档案知识门户传播服务体系

(1)档案知识门户服务平台

档案知识门户是针对档案工作与用户的需要,建立档案知识资源的服务系统,并提供该档案知识的服务内容。其主要目的就是为档案用户查找档案知识资源的全部内容提供指导与帮助。主要功能是提供档案知识资源的链接和对档案知识资源的评价;按规范的档案知识资源组织体系(分类、主题、资源类型划分等)组织档案知识资源;提供档案知识资源的分类浏览和检索。

(2)档案知识门户集成化服务

简单地说,就是在整合档案信息资源的基础上,集多种服务为一体,实现一站式的具有针对性的服务。它既能集成档案领域不同类型、不同渠道、不同格式的各种资源,也能严格选择和规范描述集成的档案知识资源,通过档案知识组织体系对集成的档案知识及知识间的关联进行揭示和组织,可以有效地把档案知识资源与服务结合,直接提供集成式的档案知识增值服务。

(3)档案知识门户个性化定制服务

档案知识门户个性化定制服务是能满足档案用户个人档案知识需求的一种服务。它根据不同档案用户的特定需要,运用先进的技术,定制特殊的档案用户接口,获取档案用户个人信息,了解和推测档案用户的需求,对档案知识资源进行排序、过滤、裁剪、隐藏、显示等组织服务,从而为档案用户提供针对性更强的门户内容服务,提高档案用户满意度。

(4)档案知识抓取与推送服务

通过档案互联网系统来跟踪和监控有关档案的最新报道,进而建立即时档案信息资料库,利用推送技术,将采集的最新档案信息直接推送到门户的相应栏目,呈现在档案用户面前。档案知识推送技术具有提供服务的主动性,它弥补了档案机构和部门在为档案用户提供主动服务方面的不足。另外,技术上的特点决定了推送技术必将被互联网档案知识门户服务平台广泛采用,并成为其开展档案知识服务所依赖的一种技术手段。

(5)档案知识门户数字参考咨询服务

档案知识门户数字参考咨询服务是向档案用户提供的档案知识问答服务,主要分为异步数字参考咨询、实时数字参考咨询和联合数字参考咨询服务。具体讲,就是以用户为中心,以人力资源为媒介,以网络为基础,集各地数字化参考知识和咨询专家于一体的档案知识问答式服务。其核心是在一种分布式档案知识网络中,具有特定档案知识技能的咨询专家对档案用户的个性化服务。这种服务形式为有效地实现隐性档案知识向显性档案知识的转化提供了平台,不仅体现了档案知识资源共享的理念,也体现了档案知识门户共建共享的服务价值。

3.构建公共服务管理平台中档案信息资源的数字化服务体系

随着档案信息资源数字化和档案信息存储网络化的变化,档案信息传播服务的重点应从传统的服务方式转向数字化、网络化的服务方式,其重点在于公共服务管理平台中档案信息资源的开发、组织和有效的传播服务手段。档案信息数字化的传播服务手段较传统的服务手段在服务方式、服务效果、服务质量方面均应有所提高,通过公共服务管理平台网上数字档案信息资源的收集、整理,丰富档案信息传播资源,建立以网络档案信息传播为中心的业务流程,提高档案信息资源数字化的利用率,提高档案信息传播与媒体的现代信息技术应用效果,使用户尽快享受到档案信息传播与媒体数字资源的有效服务,加强对网络传播档案信息资源组织的优化配置工作,建立数字化民生档案信息资源体系,促进档案信息资源共建共享,推进档案信息增值服务,提高档案信息传播与媒体的服务水平,促使档案信息传播与媒体服务向着更高层次发展。运用3g技术开展在线档案信息查询、借阅登记、移动终端信息检索、信息定制、用户信息追踪、移动下载和可视电话服务等等,拓宽数字化档案信息传播服务范围,深入企业、民生群体、机关、学校、厂矿等,面向社会,完善覆盖城乡的档案信息传播服务体系,建立村情档案,服务新农村建设。

4.构建公共服务管理平台中社区、民生档案信息传播服务体系

民生档案、社区档案工作是我国档案事业发展的重要组成部分。它与民生、社区建设相伴而生,是社区居委会开展党的建设、精神文明建设、居民自治、社会治安综合治理、计划生育、信访调解、劳动保障、科教文体等活动的真实记录,是社区发展的基础和依据,同时也是城乡一体化档案信息传播服务的大众平台。因此,档案部门必须要深入一线、调查研究、总结经验,依托公共服务管理平台探索适应社区、民生建设需要的档案管理体系。

5.构建公共服务管理平台中档案信息传播服务的保障体系

档案信息产业化和数字化传播服务体系的构建是在既要秉持公共服务“惠及全民,公平公正”的理念,同时又要满足党和政府“创新公共服务体制,改进公共服务方式”的要求下形成的。但其体系的有效运行离不开绩效评估机制和法律保障机制的完善和补充。只有适当有效的绩效评估机制才能客观地看待档案信息传播服务模式运行的效率和存在的不足;也只有完善的法律保障机制才能为创新的档案信息传播服务体系扫清改革与发展中的障碍。因此,构建公共服务管理平台中档案信息传播服务的绩效评估机制与法律保障机制是十分必要的。

绩效评估机制、各项档案法律保障制度的建立和完善将使公共服务管理平台中档案信息传播服务体系的顺利运行得到保障。绩效评估机制将对档案信息传播服务的效率和总体水平作出客观的评估,了解公众对档案工作的满意程度,有利于档案工作者不断改进工作,提高服务水平;文化产业法律制度、隐私权保护制度、信息网络传播权的规范等法律制度的完善将使数字化档案信息传播服务更加顺利有效。

参考文献:

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在我国.对于我国公共档案馆建设等方面的讨论和研究开始于2001年[2]同年出版的由冯惠玲、张辑哲教授主编的《档案学概论》中,我国理论界首次在高校教材中使用了“公共档案馆”的概念理论界对于公共档案馆职能的研究主要集中在档案馆职能的扩展和新时期档案馆角色定位等方面.主要是结合档案工作的外部环境变化论述公共档案馆的职能定位与拓展问题。下面,笔者将从新公共管理、电子政务、知识管理的背景下分析公共档案馆的职能以及职能深化的具体内涵

l从新公共管理角度来看

自20世纪8o年代以来.随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧.传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑,新公共管理由此兴起虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法.但在以下方面却有共识:1.公共组织服务应以顾客或市场为导向:2.公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理:3.公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验:4.公共组织应在公共管理中引入竞争机制:5.公共组织应重视提高公共服务的效率、效果和质量。在这种大背景下,就政府机构而言,公共管理、公共服务、公共责任所体现出来的公共性理念成为政府职能转型的方向从新公共管理角度看.公共档案馆的性质和职能如下:

1.1公共档案馆的性质:负责公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织

所谓公共组织.从广义来说,是指不以营利为目的。而是致力于协调社会公共利益关系、服务社会大众、提高公共利益为宗旨的组织。所谓公共物品,是用来满足社会共同需要的物品和服务公共物品主要有以下两个基本特征:第一,非排他性。排他性是指个人消费被排除在某种物品的消费之外.在公共物品概念下.这种排他性是不存在的.合法公民皆可享用公共档案馆馆藏档案除尚未解密的外.只要是合法公民。理由正当。人人皆可利用。第二,非竞争性非竞争性是指消费者的增加不引起生产成本的增加.即多一个消费者引起的社会边际成本为零.或者说.一定量的公共物品按零边际成本为消费者提供利益或服务公共档案馆馆藏档案的主体是各级政府、社会组织和个人在各类中形成的原始的信息记录。具有公共性.是最重要的公共活动.因此其产生的记录也具有公共性。即这些档案属于公共物品从内容上来看.档案具有信息和知识属性.档案的利用对档案内容没有损耗。从载体上来看,档案的利用会造成一定损耗.但这可忽略不计.况且这种损耗可以通过档案的数字化来弥补。

公共档案馆属于非政府组织,所谓非政府组织,即组织本身并不具有行政权力的公共组织与政府组织相比较.非政府组织的最大特点是非强制性和服务性。公共档案馆属于公共文化事业单位.本身没有行政权力。其职能通过国家授权才能获得。我国档案行政权主要是由各级档案局行使。因此,公共档案馆的性质从新公共管理的角度可以界定为:负责作为公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织。

1.2公共档案馆的主要职能:为公众最大限度提供档案利用服务

“职能”是“工作职责”、“工作范围”的浓缩用语。管理与服务是公共档案馆职能的两个车轮.管理是基础.服务是根本公共档案馆的档案服务包括以下两点基本内涵:

1.2.1公众为本。新公共理论理念下,公共组织产生和存在的一个重要目的就是提供公共服务.实现公共利益。所谓以公众为本.就是公共档案馆必须以满足社会公众的档案需求为本这是公共档案馆公共性本质特征最集中的反映.也是贯穿公共档案馆工作全过程的基本要求这一基本原则有以下规定:社会成员的档案需求是多元的这就需要公共档案馆以公众的档案基本需求为准绳.研究档案利用规律.并使公众需要的档案进入管理范畴.确立档案工作的管理目标来开展档案管理工作

1.2.2服务至上。目前.我国处在全面建设社会主义市场经济时期.市场经济的核心在于尊重行为主体基本权利尤其是自利权利.通过提供一定的环境或条件.让行为主体合乎规范的自利行为在实现自身利益的同时增进整个社会利益.因而公共事业管理主体必须顺应管理对象的意志和愿望来实施职能行为,为他们需求的满足提供充分的条件。公共档案馆服务的目的也就应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”

基于此.公共档案馆不但要扩大服务对象.而且要主动服务:主动服务的对象不仅包括政府部门、研究者.也包括普通公民:服务的内容不仅包括提供档案原件.也包括提供问题分析报告以及建设性解决方案等:服务方式不仅包括实地查阅,也包括远程查询、专题服务和咨询服务等。公共档案馆不仅提供单一的档案信息服务.还包括提供已公开现行文件在内的政府信息公开

2从电子政务角度来看

在一定程度上.电子政务是信息技术与政务管理的结合。目前,我国的电子政务总体成熟度还比较低为推动公共服务改革.进一步扩大民主,我国制定了加大电子政务建设的战略决策电子政务的内容非常广泛.根据国家政府所规划的项目来看.电子政务主要包括以下几个方面:1.政府间的电子政务:电子公文系统、电子法规政策系统、电子财政管理系统、电子培训系统、业绩评价系统等;2.政府对企业的电子政务:电子采购与招标、电子税务、电子证照办理、信息咨询服务、中小企业电子服务等;3.政府对公民的电子政务:教育培训服务、就业服务、电子医疗服务、社会保险网络服务、公民信息服务、公民电子税务、电子证件服务等。

由于公共档案馆不属于政务系统.因此其馆藏档案信息化不属于电子政务的概念范畴但是公共档案馆是政务系统档案的保管基地.而电子政务建设是一项系统工程.信息化应是全面的信息化.如果发生联系的双方之间存在数字鸿沟.信息化的建设效果将会大打折扣.因此公共档案馆也要加强信息化建设。究其实质,公共档案馆信息化主要由信息技术革命这一原动力推动

2.1公共档案馆档案信息化建设不是其工作职能的扩展

公共档案馆信息化是其管理与提供利用服务的应有之义.其本质并没有变化。变化的只是手段。有人把信息化作为档案馆职能的扩展或创新.这是值得商榷的。公共档案馆的职能是由其性质决定的.应有一定的稳定性。而信息技术的发展是时代性的.新的技术发现与采用可能会使信息技术贬值甚至走向历史。

2.2公共档案馆要主动做好信息化建设.并为电子政务建设提供支持

公共档案馆信息化建设主要包括自身的信息化建设,以及为配合其他部门而做的信息化相关工作。

2.2.1公共档案馆自身信息化建设内容。主要包括:档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子 档案管理、档案目录数据库、多媒体档案数据库和专题数据库以及档案网站的建设以及数字档案安全等在信息化建设中一定要重视与档案数字化相关的标准化工作.特别是增量电子文件的标准。

2.2.2公共档案馆配合电子政务建设应做的支持性工作。在政府间电子政务方面.公共档案馆应该做好两方面的工作:第一.提前介入电子公文流转系统的设计.从政务电子文件的归档以及长久保存的角度提出合理化建议。第二。提供馆藏档案信息.为政府决策服务

在政府对企业方面.公共档案馆主要应参与其所产生公务档案的接收.以及向企业提供经济政策、法律法规方面的档案.为企业服务

在政府对公民个人方面.公共档案馆主要应参与对公民的教育.为政府对公民的教育.特别是国情、省情、市情教育方面提供原始资料。

在政府对企业、政府对公民两个方面,公共档案馆所参与的内容都是在传统环境下公共档案馆的工作内容。考虑到系统性.笔者故在此述及。

3从知识管理角度来看

知识管理是近十几年来兴起的一种管理范式.由于利益的驱动,首先应用于企业的知识保护、创新。知识管理是指综合运用组织、文化、战略、流程、技术等手段.通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系.以最大化对知识及有知识的人的尊重.最大化组织知识的价值.从而提高组织的应变和创新能力.保持并提高组织核心竞争力的管理变革知识管理的兴起给公共档案馆提出了新的要求.公共档案馆的诸项工作内容都要深化

3.1加强档案数据库建设,建立档案知识库.深化公共档案馆管理职能

经济全球化的发展以及我国成功加入wto.对我国政府决策的科学性与效率提出了更高的要求.我国政府掌握着全国80%左右的信息资源.其中绝大部分由公共档案馆管理。因此.公共档案馆馆藏档案信息资源对于我国信息资源的开发与利用至关重要。

目前.我国的档案信息化工作取得了初步成效.很多公共档案馆建立了档案目录数据库.但仍存在不足:1.条块分割,缺乏宏观管理和协调。2.类型单一.品种不足。在我国已建成的档案数据库中,多以文字型数据库为主.而其中又多数是目录数据库,全文型、事实型、指南型、字典型数据库相对较少。单机、脱机使用的数据库多。联网使用的少,共享程度低。3.规范化、标准化程度不高。由于各档案馆只满足于自建自用的应用要求.没有统一的规范.也没有执行统一的技术标准.从而造成数据库的应用受到严重的限制.各种数据库软件的兼容性很差.转换困难.因而交流的范围与程度受到较大的制约数据库的这些缺点成为档案资源网上建设的不利因素。要解决这一问题.档案行政管理部门应加强协调、控制、监督职能.而档案馆之间应加强档案数据库建设的沟通与合作

从信息资源建设和技术的角度来讲.知识管理的一项重要内容是建设知识库知识库(knowledgebase)是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群,是针对某一(或某些)领域问题求解的需要,采用某种(或若干)知识表示方式在存储器中存储、组织、管理和使用的互相关联的知识片集合对于公共档案馆来说即建设档案知识库.而档案数据库是建设档案知识库的基础档案知识库要求建设文件级档案目录数据库、全文数据库.这对于文件的关联度、结构化要求更高。这样,知识管理系统对相关内容的档案才能够进行数据挖掘.提炼出对决策有利的结论

知识管理不但对档案的质量提出了更高的要求.对档案知识库内的档案数量也有更高的要求,因为丰富的档案信息才可以保证决策的全面性和准确性因此公共档案馆除采取网络实时归档以提高档案的数量外.还要向社会征集相关档案.以使公共档案馆馆藏档案反映政府职能中经济调节、市场监管、社会管理和公共服务的全貌

3.2建立专家系统.提供档案咨询服务。深化公共档案馆服务职能

在服务职能方面.知识管理要求公共档案馆提供档案服务的产品化、智能化。长期以来,我国公共档案馆充当的是“仓库保管员”的角色.服务停留在“保存备查”的状态.提供的档案孤立性强,关联度及与问题的相关度不大知识与信息的区别在于.知识是与人的行动相关联的,即能够直接指导人的行动.这就要求公共档案馆档案服务能够提供定型的、综合的档案内容.争取做到“一站式”服务。为满足这一要求.在档案信息系统的基础上,要建立基于档案全文数据库的专家系统。专家系统(expert system)是一个具有智能特点的计算机程序.它的智能化主要表现为能够在特定的领域内模仿人类专家思维来求解复杂问题因此.专家系统必须包含领域专家的大量知识.拥有类似人类专家思维的推理能力,并能用这些知识来解决实际问题公共档案馆专家系统应具有以馆藏档案为基础.利用人类专家思维的推理能力,提供知识解决实际问题的功能。

知识管理还要求公共档案馆开展档案咨询服务。在我国档案学论著和教材中有“咨询”的概念,但仅限于“参考咨询”的范畴“档案馆(室)的参考咨询工作.是档案工作人员以根据档案解答问题的方式.向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作”从定义可以看出,这种参考咨询工作.具有很强的被动性,且服务深度不够。档案咨询是指在维护国家利益的前提下.档案咨询服务机构运用以档案专业知识、经验为主的知识、经验,根据委托者的要求.提出有关档案咨询项目的数据、资料、调研报告、建议方案等。供委托者参考。它应包含以下服务:

3.2.1档案专业基本知识咨询服务主要向社会提供档案专业基本知识,如有关档案、档案公布、档案信息资源布局等方面问题的咨询。

3.2.2档案信息咨询服务。根据委托者提供的专题,在充分研究该专题的基础上.向委托者提供以档案信息为主,并辅以建设性解决方案的信息服务。

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1.档案信息服务的概念

档案信息服务,实质上是指档案部门利用档案信息资料来开展的一系列服务活动。档案部门为了最大限度的开发出档案信息资料的利用价值,往往会在信息服务理念的指导下,通过采取健全管理制度、规范管理程序和建立特定管理机构等方式,将档案信息资料提供给更多的档案利用者,从而在社会中创建一个良性的档案信息利用环境,以发挥出档案信息资料的最大社会效益和经济效益的同时,为社会大众提供优质、全面的档案信息服务。

2.关于档案信息服务机制的变革分析

2.1服务方式的转变

档案信息服务方式的转变主要表现为:传统被动服务方式向现代主动方式的转变。在传统的档案管理模式中,其向社会大众所提供的档案信息服务是一种被动,类似于“等客上门”,即等待档案利用者找上门以后,再为其提供相应的档案信息服务。事实上,这种信息服务方式与信息社会的发展极不协调,甚至还存在着发展上的冲突,另外,传统的被动方式与我国所颁布的《中华人民共和国档案法》的基本要求不相符,在实际实施中不但不利于档案信息服务机制的体现,而且还容易封闭档案信息价值的表现途径。因此,档案信息服务方式向主动性转变是具有一定积极意义的,同时也是符合信息社会发展,结合档案特性所提出的一种主动方式。

2.2服务手段的转变

档案管理所提供的信息服务中,其服务手段的转变主要表现为:传统型服务手段向现代化服务手段的转变。传统型服务手段主要是指,在传统档案管理模式中所采用的档案存储、检索和利用手段。传统的档案管理手段以人工操作为主,从档案信息资料的搜集,到档案信息的提供利用,整个管理环节都由档案管理人员进行手工操作,这样的管理方式不仅跟不上信息时代进步的步伐,还容易出现工作纰漏,降低档案信息服务质量。后来,随着计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的不断发展,档案管理脱离了传统的管理模式,导致其档案信息的服务手段也发生了改变。档案信息服务手段由传统型向现代化进行转变,实现档案管理现代化应借助与数字化综合管理信息系统,把分散于不同载体、不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式储存,以基于对象管理的模式管理,以网络化的方式互相连接,从而提供及时利用,实现档案信息资源共享。

2.3服务内容的转变

服务内容由单一型向多元化发展。通过网络等信息技术与其他档案馆、信息机构及整个社会信息资源建立起健全的联系。其信息服务将增加新的内容:诸如档案信息资源网络化组织管理、档案信息资源的网络导航、、档案用户的教育培训等。档案信息组织方式、检索方式、采集方式,较之其他类型的文献信息来说,具有复杂多样、技术含量高、对利用者信息能力要求高等特点,而我国熟练使用档案信息的人很少,所以对档案利用者的信息检索能力、信息获取能力、信息识别能力的培养是一项信息服务的重要内容。

2.4档案资源性质的转变

档案资源由封闭性向开放性转变。在网络环境下,档案馆信息服务资源已不再仅仅局限于馆藏档案信息量等指标,而是着眼于档案馆获取档案信息、提供档案信息的能力。所以档案馆在充分开发利用馆内馆藏档案信息外,还必须通过网络检索利用其他档案馆藏信息和完善信息资源。建立档案信息资源的现代化管理系统,将档案信息纳入计算机网络,从而达到最快捷的信息资源利用效果。通过网络等信息技术实现档案信息价值的最大化,并最终取得档案信息服务于社会的最佳效果。

2.5档案资源形式的转变

档案资源由单一型向多样性转变。档案馆提供的单一信息服务的资源是以收藏纸质档案为主要内容。在网络环境下,档案馆综合信息服务模式的服务资源则要朝着多种载体和声像载体等,尤其要增加数字化馆藏资源的建设。我国档案馆在档案信息数据库建设方面的任务是:在保留传统档案文献的同时,应通过协作与协调,在一定程度上对馆藏资源进行数字化,要注意将各馆独特价值的馆藏文件数字化,支撑关盘或网上传播,使各馆上网信息独具特色,并在此基础上形成一个档案信息网络。

2.6档案文化产业的形成与发展

新时期文化产业的形成与发展已经成为我国国民经济发展的重要内容。档案作为网络时代重要的信息资源,在现代知识经济型社会中起着越来越重要的作用,档案业务的开展正在被推向新的工作模式,档案文化的发展也被置于一个全新的市场背景之下。具有深厚文化底蕴的档案,其固有的知识性、价值性、信息性、凭证性决定了档案是全社会重要的文化资源,具有潜在的开发利用价值和市场需求,这是档案文化产业能够形成的先决条件。收集和整理、鉴定和归档业务是档案文化产业链的生存基础。不断积累和丰富的档案随着社会的发展和时间的推移,成为宝贵的社会资源,它的深挖掘、细加工和全方位的开发利用是使档案资源价值增值的基本手段。

3.结束语

综上所述,档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程,在这一过程中,要不断地采用现代信息技术装备档案部门,从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

【参考文献】

[1]颜海,曹莉皎.基于公众需求的档案服务机制创新[J].湖北档案,2012(09).

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一、传统封闭的利用管理方式

档案原件的提供:根据利用者的需求,档案员按照院里规定将档案材料直接借阅给利用者。档案复印件的提供:档案员将档案材料的内容进行部分复印,或将照片的复制品直接提供给利用者。档案科研成果的提供利用:根据利用者的申请,依据档案内容出具的书面证明材料进行提供。

图1表示:根据行政科、人事科工作的特殊需求,向档案管理部门提出申请,并出具书面证明、身份证明,档案管理员对材料进行审查核实,并对借阅人申请的内容进行审查,决定档案信息能否提供,最后再进行提供利用。这种管理方式明显存在着局限性。

1.从利用上看,档案材料的利用存在一定的局限性,只能给行政、人事科工作的特殊需求者提供服务。不能满足大多数利用者的需求,影响档案的利用率。

2.从管理上看:档案利用者为了得到档案材料,必须亲自到档案室查阅,从利用途径上受到了限制。

3.从提供方式上看,档案管理员始终处于一种被动地位,不能发现利用者的需求,以至于无法主动地提供服务。

4.从利用方式上看,档案利用过程没有评价机制,没有意见反馈,档案管理员与档案利用者之间缺少沟通和互动的平台[2]。

所以,传统档案利用管理方式是一种被动封闭的模式,导致档案利用率不高,档案的作用不能充分有效地发挥。

二、改变服务理念,促进交流合作

昌平区妇幼保健院档案管理人员用科学发展观武装头脑,积极实践,努力工作,增强了档案主动服务理念,定位档案的职能作用,成为医院档案管理的关键[1]。传统档案管理方式主要是为院领导、办公室、财务科、基建科、设备科、妇保科、儿保科等提供查找、借阅、复印各种材料提供服务。有一些档案仅仅作为医务人员科技成果资料的凭证来进行仓储和保管。这种方式不符合信息资源共享和开放应用的要求。而网络信息技术的出现,使档案室传统的档案管理方式、服务方式必然发生改变。为满足利用者的需求,必须拓展医院内部交流、档案职能和定位服务,改变服务理念,创新服务方式,进一步推动档案利用管理工作上一个新台阶。

第一,在医院内部以院刊等方式定期向职工公布档案资料和近期的科技成果、有奖论文以加强各科室之间的沟通和交流。第二,加强科技信息的分类指导,把科技成果转化成生产力,为科技创新提供信息支持平台,从而更加有效地向同行提供信息资源。第三,在医疗、科研、科教、人事等方面为医院领导提供可靠的参考资料,为医院的科学发展提供决策依据。第四,将科技档案、专业档案、文书档案等与医院信息资源进行整合,使医院档案工作纳入医院整体的办公自动化系统。实现档案信息资源网上共享。

另外,昌平区妇幼保健院将一些非的档案信息公布在院内OA网上,在有效地整合信息资源的同时,对当前的检索利用工作中的规章制度进行修改和完善,让档案信息为全体职工服务,以满足开放式的档案利用管理方式的需要。

三、网络环境下的医院档案利用管理方式

我院的档案利用在理念上进行了改变,放宽了服务范围,面向广大职工,在以往服务群体的基础上增加了职工、门诊科室、体检科、医保科、科教科、综合办公室等。而档案利用也从以前的被动服务变为主动服务,并可以根据利用者的反馈意见,随时提高档案的服务水平。如图2

1.根据不同需求者,把档案利用者划分为职工、门诊科室和行政科室。这样,就将以往档案利用服务主要围绕行政科室扩展到全院职工服务领域。

2.拓展医院档案利用管理方式,为加强档案利用工作,档案室增加了档案推送服务和制定服务。推送服务是档案员亲自下到各科室,了解科室需求,主动提供档案信息服务。制定服务是档案员根据科室的特定主题,提供特定的档案材料,经过身份的认证,通过院里OA网络传递给利用者。这两种方式不仅扩大了利用者的范围还提高了医院档案定向的利用率。

3.通过医院OA网留言等方式把上级领导、职工、门诊科室、行政科室等部门的档案利用需求和好的建议及好的方法等反馈意见收集整理,以便档案管理人员及时改进服务方式和服务内容。

4.建立了严格的网络信息保密审查机制,结合工作流程和特点,明确保密审查的责任,为医院档案利用管理方式有序运行创造了良好环境。

四、重视档案信息人才队伍的建设

档案信息化建设过程中,档案人才队伍的建设是档案发展的要素。在加强档案各类知识的培训中,把档案管理基础知识、档案分类原则、整理方法、实际工作中容易出现的问题及解决方法作为培训内容之一,使档案管理人员对档案管理工作的各个环节有了一个更为系统、全面的了解。同时要培养和强化档案管理人员的档案数据安全意识,为档案数据安全管理工作提供有力的人才保障。

总之,数字化是一种新型的档案信息形态,它把不同载体,分散于不同地方的信息资源以数字化的形式存贮,以网络化的方式相互连接,从而实现档案信息资源共享[3]。现代管理理念就是不断整合医院档案信息资源,创新档案利用管理方式,提高档案信息利用服务水平,真正实现医院内部的档案信息资源共享。

参考文献

[1]张伟,郝桂兰.医院科技档案应实施开放式管理方式[J].中华医学科研管理,2006.19(6):368-328.

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档案信息化;档案服务;队伍建设

档案信息化建设以及档案服务工作是企业日常管理的重要组成部分之一,它不仅包括文书档案,还包括日常真实记录。在科学技术发展的今天,档案信息化建设也逐渐朝着智能化和数字化方向发展,这不仅能提高企业档案管理工作水平,同时还能提升企业的竞争力。

1提高档案信息化建设及档案服务工作水平的必要性

我国社会主义市场经济快速发展,企业在其中发挥了十分重要的作用,这就要求企业不断创新、与时俱进,因此企业必须把档案信息化建设和提高档案服务工作水平提上日常。未来我国档案建设会朝着智能化、信息化方向发展,同志曾说:“档案信息化建设是人类记录生活的主要依据,同时也是人们认识世界和改造世界的重要资料,同时也是提高我国档案服务工作过水平必不可少的环节。”由此可见,加强档案信息化建设,提高档案工作水平是目前企业所面临的一项艰巨而紧迫的任务。

2档案信息化建设的特点

2.1档案信息内容多元化由于企业档案种类繁琐,涉及企业管理等方方面面的记录,因此档案信息内容的综合性比较强,具有多元化特点,企业档案不仅包括当前企业的发展动态,而且还涉及重要的资料和文献。

2.2档案信息内容保密性企业档案信息都是不仅包括企业当前发展的现状,还涉及对企业未来的规划,因此档案信息关系到整个企业的安全,因此档案信息在内容和形式上都十分保密,由于企业的特殊性,档案信息内容必须具有保密性。

2.3档案信息内容动态性企业信息内容管理动态性十分强,会随着市场的变化而变化,档案信息内容较为稳定还具有一定动态性,只有经过长期不断的积累和整理,才能确保档案信息系统的稳定性和完整性,提高档案信息的水平。

3档案服务工作的现状以及存在的问题

经过多年的发展,虽然我国的档案信息化建设和档案服务工作已经取得了一定成效,但目前我国企业档案管理都存在一些问题,这会直接导致企业的发展受到一定阻碍,具体如下:首先,档案服务工作管理混乱,档案归档信息简单、片面;其次,档案信息化管理方法单一、落后,由于档案管理不能为企业带来直接的经济效益,因此许多企业管理者会忽视其重要性;最后,档案信息管理和服务制度不健全、不完善等,档案服务工作人员管理观念不强,水平和专业技能较低。由此可见,在新形势下提高我国档案服务工作水平十分关键,需要党和国家、企业管理人员、社会各界的共同努力。

4提高信息化建设及服务工作的有效策略

4.1树立正确的档案信息管理理念企业档案信息化建设及服务工作应严格按照国家下发的规定,进行准确的归档和管理,企业必须重视档案信息化建设和服务工作的必要性和重要意义,尤其是要把企业档案服务工作作为企业日常管理的关键和核心,不仅要提高企业档案服务工作的质量和水平,还要提高企业档案信息化的有效性。因此在档案信息化建设的过程中,档案管理服务人员要坚决抵制虚假的档案信息,要认真仔细阅读和核实将要归档档案信息。同时企业还要实行“专人专部门”的档案信息化管理方法,专门指派专职的档案服务工作人员进行档案管理,只有这样才能确保我国档案服务工作能顺利开展,提高档案信息管理工作的真实性和规范性。

4.2加强档案服务工作人员队伍建设创新是一个民族进步的灵魂,档案服务工作也是如此,要与时俱进、开拓创新,在实践的基础上创新,在创新的基础上实践,这就要求企业必须创新档案服务的手段,结合计算机技术和互联网科技,提高档案信息化建设水平,同时企业还要加强建设档案服务工作人员队伍,对档案服务工作人员进行再培训和专业化档案管理培训,提高档案服务人员的知识水平和专业素质、政治素养、以及管理能力,使档案服务工作人员能明确其档案管理的范围,增强责任感和主人翁地位,档案服务工作的质量和水平。

4.3更新档案服务工作方法企业档案服务工作要改变过去传统、单一老化的档案服务工作方法,企业必须重视档案信息化建设,建立健全合理科学的档案管理体系。企业还应把法律手段和行政手段二者有效结合起来,确保档案信息的规范化、合法化,实现企业经济效益和社会效益的最大化。

5结语

档案信息化建设及档案服务工作是企业日常档案管理的重要组成环节,它们对企业日后的发展具有重要意义。由此可见,企业必须加快档案信息化建设,提高档案服务工作的治疗和水平,提升档案信息管理人员的整体素质和总做效率,从俄国人建立健全档案信息管理制度,真正做到服务于民,使档案发挥自身的真正价值。

总之,企业档案信息化建设及档案服务工作的开展,需要党和国家、企业管理者、档案服务工作人员等共同努力,实现档案管理的规范化、科学化。

主要参考文献

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一、基于知识服务的档案管理模式的本质与意义分析

现如今的我国,已然逐步走向了知识经济,在企业的每一条生产链上,包括最初的生产加工,到最终阶段的销售,都充斥着相关的知识人员,而且在企业的发展当中,生产人员所具备的工作经验越来越多,对于企业效益地提高有着最为实质的作用。档案管理在企业的知识生产中,属于一个十分重要的服务性内容,而档案则是企业知识生产的一部分内容。与政府的档案管理模式不同,企业无论在管理性质还是在管理意义上,都是为了提高自身的整体效益,进而创造更高的经济水平。政府的档案管理,则是为了更好地提供服务。但是,在知识经济的时代中,两者却有着一定的联系。首先,两者都是为了改进自身的工作效率,使得档案管理工作更加协调而完善。其次,两者都需要以知识服务为基础,对管理模式进行各方面内容上的改进,包括制度、管理方法、管理人员的素质。最后,两者虽然工作性质不同,但都在不同的层次上推动着我国的经济建设步伐。

(一)内涵

在新时期的档案管理当中,事业单位首先需要依照知识服务的具体内容,建立健全相关的管理制度,并以计算机信息技术为基础,使得档案管理系统朝着编码化的方向发展,进而形成科学的档案管理流程,切实满足档案的主体用户需求。基于知识服务的档案管理模式,其内涵是以服务为核心,在单位的服务链上,加强单位与用户之间的联系,并根据对用户档案的有效管理,为他们形成更加有效的服务。因而,为了保持这种档案管理模式的活力,事业单位需要经常地对档案管理制度和系统进行创新和优化,以紧随用户的变化,产生更加切实的服务效益。基于知识服务下的档案管理模式,无论在内容上,还是操作方法上,都与传统的档案管理模式有着很大的区别,它所进行的档案管理,需要面对事业单位内全部的档案信息数据,包括了各个项目所产生的文字记录、图像、资料以及其他信息,因而基于知识服务下的档案管理,又是一个对知识信息的整合过程。并且,基于知识服务下的档案管理,需要切实考虑到对这些信息数据整合以后带来的经济效益,以服务为基本的出发点,形成与用户交流沟通的系统。事业单位通过对它的创新和完善,能够确保自身的工作效益得到全面地优化。而传统的档案管理则缺乏一定的目的性,主要是为了对档案进行管理而管理,所能产生的效益并不高。

(二)意义

基于知识服务的档案管理模式的提出和应用,对国内各项事业单位来说,都是一个创新而有效的发展过程。事业单位对它的利用过程,都是以计算机信息技术的运用为基础,对单位内全部的信息数据进行编码加工,并根据单位与用户之间的利益需求,建立起完善的管理体系。这种档案管理模式的特点十分明显,能够将传统的信息档案积累工作完全地转向为用户提供完善的知识服务,其是在传统的档案服务上所进行的拓展和完善,并且也在一定程度上健全了档案管理的服务职能。但是,它也存在一定的缺点,即需要大量的人力资源,并且在操作过程中,也会对事业单位内的其他资源的,形成较大的消耗量。因而,基于知识服务下的档案管理模式,能够为事业单位形成用户档案信息的管理系统,并通过这一系统加强与用户之间的联系,进而使得服务体系更加完善和合理,同时也能够为单位的项目管理和决策提供方向依据。

二、基于知识服务下的档案管理模式构建

(一)事I单位需要对档案管理模式进行整体上的规划和布局

在信息化时代,我国的事业单位,对基于知识服务的档案管理模式的构建,需要从管理基础和管理目标两方面共同着手。在管理基础的布局上,事业单位首先需要对现有的管理体制进行优化和完善,一个良好的档案管理过程,必然离不开管理体制的科学有效。为此,事业单位可以对本单位的档案管理部门进行组织结构上的优化,对其进行分层,将档案管理的部分内容分别形成不同的工作板块,进而使得整个档案管理体系能够科学高效地运行。其次,事业单位需要以知识服务为档案管理工作的基本出发点,设立明确而有效的管理制度。由于基于知识服务的档案管理机制,与传统的档案管理方法有着最为本质的区别,它的工作内容更多,且服务体系更为广泛。因此,事业单位需要对档案管理部门内的各个工作板块,制定针对性的管理制度,确保每一个工作内容,都有一定的工作人员负责。最后,由于档案管理模式的管理目标和方向发生了改变,因而事业单位也需要对管理流程进行创新,以促使其跟上事业单位整体工作的发展和变化。档案管理的流程,需要包括档案信息搜集、档案整理、档案分析以及档案的检索,在知识服务的基础下,事业单位还需要为档案的检索设置相应的搜索引擎,以提高档案的检索效率。在对档案管理的基础进行有效地构建以后,事业单位就需要明确自身的管理目标,并以该目标为导向,进一步优化管理模式。对于管理目标的设置,事业单位要根据部门内工作人员的实际状况,以及单位当前的事业开展需求,制定最为切实且能够达到的管理目标,否则会严重降低工作效益。

(二)对档案管理原则进行构建

1、管理目标原则。档案管理的最基本功能在于提高事业单位的工作效率,为它的决策及管理形成依据。因而在企业构建档案数据库的时候,需要以自身的工作效率优化为目标。虽然档案管理的工作内容,并不能为事业单位的工作产生直接的效益,但是,它可以从侧面为事业单位制定具有一定价值的目标,并在达到这一目标的过程中,帮助单位事业工作得到迅速地完成。在基于知识服务下的档案管理模式中,档案管理的目标要随着外界的变化而不断进行优化和改进,只有这样才能保障档案管理目标长期具有较高的适用性,促使事业单位的工作进程更加合理有效。总之,事业单位的档案管理部门,应当在时代的发展中,将先进科学的目标管理意识最为切实地贯穿到档案管理的流程中,以充分调动部门工作人员的工作积极性,提高档案管理的整体效率。

2、协调系统原则。基于知识服务下的档案管理过程,本身是通过计算机信息技术实现对事业单位数据信息的管理过程。为了提高档案管理的有效性,管理部门应当对管理制度、体制、组织结构进行合理地协调,确保它们的工作处于科学有序的状态,进而形成明确的知识管理系统。为此,管理部门应当坚持协调系统的原则。首先,事业单位的档案管理,应当与当前工作的方向和内容结合起来,为了更好地完成当前的工作任务,事业单位必须重视档案管理系统协调的重要性,并将档案管理工作与事业单位的整体工作流程完全地结合起来,进而使得档案管理内容能够符合其他部门的工作需求和进展,凸显出更好的经济效益与价值。其次,档案管理部门应当重视管理制度的规范作用,与部门内部的组织结构相协调,两者相互促进,使得档案工作的工作体系趋于完善。最后,在协调系统的原则中,事业单位应当考虑监督体系的完善。虽然事业单位往往设有监督部门,但其的权利范围过于分散,而且监督的重心也不在档案管理上。为此,在档案管理部门设置全新的组织结构时,应当形成一定的监督体系,并赋予这一体系监督档案管理流程的权利,进而使得档案的封存和数据搜集管理得到有效地监督,变得更加完善。同时,很多档案管理部门的工作人员,在进行工作的时候,经常会由于自己的马虎大意,而搞混一部分档案,容易导致档案的缺失。在这样的状况下,通过设置合理的监督体系,档案管理部门能够及时地发现这一问题,并进行迅速地更正,提高了档案管理服务的高效性。

3、优化资源配置原则。基于知识服务下的档案管理模式,主要通过计算机信息技术的运用而开展,因此,它需要事业单位对档案管理部门配置一定的物力和人力资源,而且在知识服务的引导下,档案管理工作已然得到很大程度上地拓展,仅仅保持原先的人力是不够的,还需要增加一定的管理人员,以实现高效率的档案管理工作流程。同时,事业单位还需要对现有的数据档案资源进行分类和整合。之所以要进行分类,主要是由于新时期的事业单位工作项目和事务,所形成的信息记录是相当繁琐地,管理检索起来十分地不易,要想实现以知识服务为导向的工作性能,档案管理部门必须对这些档案资源进行分类,以分别为不同的工作和决策提供有效的信息依据。而对档案资源的整合,主要是由于事业单位的整体战略规划,需要实现对全部档案资源的有效管理。而在传统的档案管理体系中,这些档案资源的管理是十分分散的,存在相当多的问题。为此,必然需要进行合理地整合。在具体的整合过程中,事业单位的档案管理部门应当对档案资源从生成对归档的整个流程进行整合,同时也需要其他部门给予一定的支持和配合,进而形成档案资源的科学转化流程,提高事业单位的整体工作效率。

三、基于知识服务下的档案管理模式创新方法

随着时代的变迁,我国的事业单位纷纷加大了对档案管理模式的创新,并且也采用了一系列的科学方法。基于知识服务下的档案管理模式创新,主要是以知识服务为核心,所展开的档案管理方法创新。为了提高档案管理的效率,管理部门应当在知识服务理念的指导下,采取针对性的管理办法,以优化档案管理,提高部门的工作效率,并为档案信息的用户提供更加优质的服务。

(一)改变传统的档案管理理念

传统的档案管理工作,仅仅是为了管理档案而进行管理,并没有完善的工作方向和目标,而且缺乏一定的实效性。随着以知识服务为基础的档案管理模式的建立,事业单位应当改变传统的档案管理理念,并将知识服务作为整体档案管理工作的导向,以对事业单位的档案管理体制和内容进行创新和完善。同时,基于知识服务下的档案管理模式,应当充分尊重档案信息用户的主体性,以为他们的服务为宗旨,积极进行各方面内容的完善。因此,为了满足用户的不同需求,管理部门应当对这些档案内容,以知识服务为选择,进行科学的整理总结,进而使得档案管理具有较高的灵活度,能够适应外界的变化,为客户生成更好的信息服务。此外,新时期的事业单位档案管理,其工作的有效性会对事业单位的主体工作形成直接的影响,因而事业单位应当加大对其的重视度,合理完善其的工作内容,加强其与其他部门之间的联系。

(二)对档案管理工作进行业务和制度上的创新

新时期的档案工作,所面对的档案信息数据是相当多地,而传统的档案管理业务和制度,都已经不再适合这一工作的需要。为此,事业单位应当对n案管理工作进行业务和制度上的创新,具体的措施可以分为以下几方面的内容进行:首先,适当拓展信息数据的搜集范围。在传统的档案管理工作当中,管理部门所要搜集的内容并不多,主要为当前工作的各项数据。而在新时期的档案管理工作中,需要将事业单位相联系的信息、非正式文件资源、事业单位的工作规划以及客户信息,进行完善地搜集,因而它的搜集范围是相当广泛的。其次,档案管理部门应当对档案的分类方法设置创新的方案。基于知识服务下的档案管理模式,需要对档案管理的不同板块工作内容进行分类,分类依据主要为信息数据的类型和使用主体。这种全新的档案分类方法,相比以往的档案管理分类工作,更加科学高效,能够改善传统档案分类不合理的状况。最后,事业单位应当对档案的管理分析制度进行创新。在搜集完一份数据信息以后,并不能直接将其进行存档,而应当优先审核其的价值,因而需要运用到一定的鉴定制度。而传统的档案鉴定制度过于笼统,所能产生的适用性十分低。在对其进行创新的过程中,需要设定明确的价值标准,以确保档案的价值得到正确地评定。

(三)以知识服务为核心,引进先进的技术人员及设备

基于知识服务下的档案管理模式开展,需要以一定的计算机设备为基础,而且需要档案管理人员具有相当高的专业素质。因此,事业单位要以知识服务为核心,引进一些以计算机为主的先进档案管理,同时,为了较好地运用这些设备,事业单位需要对档案管理工作人员进行适当地培训,如果培训的效率并不高,事业单位也可以考虑从外部引进一些先进的技术人员,以确保新时期档案管理工作的有效性。同时,事业单位也可以科学地利用这些设备和技术人员,广泛地搜集数据信息资料,积极做好数据信息的导入工作,并在数据信息形成切实的档案资料后,合理鉴定档案资料的价值,进而直接有效地提高档案管理工作效率。

结束语

总而言之,基于知识服务下的档案管理模式,为新时期档案管理工作的改革和创新提供了全新的思路,事业单位应当加大对其地关注,以知识服务为基础,积极采取针对性的方案和措施,进而最为有效地改善档案管理工作,提升整体的工作效率。

参考文献:

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[5] 王林娜. 档案管理模式的分析与研究[J]. 河北广播电视大学学报. 2015(05)

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数字档案馆管理的核心内涵在于档案信息资源的开发和提供利用,而档案用户是数字档案馆管理最核心的要素。数字档案馆对档案用户的管理本质上表现为对其获取档案信息能力的管理。因此,如何根据不同用户的知识能力特点,满足档案用户的需求是数字档案馆信息服务首先应考虑的问题。而以用户为中心,不断满足用户的需求,正是客户关系管理的根本目的。

2.客户关系管理是对现阶段数字档案馆服务方式的突破

客户关系管理提倡主动的服务方式,它要求通过对用户信息的分析,了解用户的动机和需求类型,以此制定正确的档案信息服务策略。在现阶段,数字档案馆信息服务没有针对性,缺乏高水平和深加工的档案信息资源,数字信息服务内容呈泛化现象。为此,数字档案馆要主动利用档案用户资料进行用户分析,了解档案用户利用档案信息的行为和需求特征,采取新的手段来完成信息资源的组织、存取,这样才能满足档案用户的利用需求,即由被动的服务方式向主动参与转变。

3.客户关系管理能有效促进数字档案馆信息服务目标与过程的统一

客户关系管理的全新理念不仅体现在“满足客户需求”这一目标,而且强调对实现这一目标所进行的管理服务过程的控制。一方面,客户关系管理的目标是满足客户需求,另一方面,客户关系管理本身又是新型管理机制。所以,利用客户关系管理的手段和方法能有效促进数字档案馆信息服务目标与过程的统一。

4.客户关系管理可以推动数字档案馆信息资源的整合

客户关系管理用户需求为中心的服务思想要求档案工作者必须分析档案用户的需求,加强与档案用户沟通和交流,帮助档案用户准确描述自身需求。在此基础上,要对档案信息资源的知识内容进行组合,纵向挖掘和横向开发相关的信息资源并与之整合,形成具有针对性、适用性、功能性更强的档案信息资源的集合体,最大程度地满足档案用户的利用需求。

二、基于CRM的数字档案馆信息服务的内容

1.建立和完善档案用户信息数据库

作为了解档案用户最基本的元素,用户基本信息在数字档案信息服务中有着重要地位,它是档案信息服务人员分析和识别不同档案用户特征的基础材料,是建立数字档案馆与档案用户关系的桥梁。建立用户信息数据库,包括建立用户数据系统和收集档案用户基本信息两个过程。对于用户数据库系统的建立要本着钻石娱乐网站、经济、开放性的原则选择数据库软件,要兼顾软件界面友好性,操作的直观方便性,同时集成了各种操作导向和生成器工具。档案用户基本信息的收集包括用户网站注册登记信息的收集和用户利用行为信息的收集。同时,档案人员要对用户信息进行维护与更新,以完善用户信息数据库。

2.分析和识别档案信息用户

客户关系管理的目的不是对所有客户都一视同仁,而是要分辨核心客户和一般客户。在数字档案馆信息服务中,通过差异化分析,识别出核心用户和一般用户,才能把握某类用户的需求特点和规律,从而提高管理层判断与决策的科学性与准确性。对档案用户差异化的分析,可采用时间、频率、成本等指标进行。时间,即档案用户最近一次接受信息服务的时间,据此可以了解用户在接受档案信息服务之后是否有持续的行为;频率,利用档案信息的频率是指在一定的时期内档案用户利用某类档案信息或接受某种服务方式的次数。根据频率与最近一次接受服务的时间以及时间成本相参照,就能判断一定时间和区域内主要档案用户和一般用户;成本,包括时间成本和花费金额,时间成本和花费金额能够衡量档案用户获得档案信息的难易程度,从而有针对性地改进服务方式。

3.开展个性化档案信息服务

客户关系管理的“人本”原理和档案用户结构的变化是开展个性化档案信息服务的客观要求。一方面,在客户管理环境中,档案用户始终是第一位的,它强调对用户个性特点的尊重和人文关怀;另一方面,档案用户结构的变化要求提供不同层次、不同种类的个性化档案信息服务。档案用户结构表现为档案用户主体的多元性和需求的多元性。由于档案用户的知识水平、地位的不同对档案信息服务要求程度各异,即使是同一档案用户在不同时期和不同环境下对档案信息服务的需求也是不一样的。数字档案馆个性化信息服务集成了各种档案信息服务要素,是对包括技术、资源、功能、人员、管理机构等多个层面的整合,它使档案用户获取数字档案信息不受时空限制,是一种动态的、多渠道、多层次、多形式的档案信息服务。

4.对档案用户反馈信息管理并对服务效果进行评估

对用户反馈信息进行及时处理有助于提高数字档案馆信息服务的质量,发现数字档案馆建设和信息服务过程中忽略的问题。因此,对档案用户反馈信息管理是数字档案馆管理工作的重要内容,也是客户管理关系的基本要求。服务效果评估是客户关系管理的另一项重要工作。从档案用户的满意度分值判断档案信息服务水平,从而不断调整档案信息服务策略和改进服务方式。

三、基于CRM的数字档案馆信息服务策略

1.强化数字档案馆信息服务的顶层设计

客户关系管理是一个系统管理的过程,其管理目标、管理方式和服务对象,以及与此相关的各种制度等构成了客户关系管理的完整体系。所以,在规划设计数字档案馆信息服务方案时必须考虑服务的系统性、完整性和持续性,即强化数字档案馆信息服务的顶层设计。顶层设计就是从档案信息服务的整体和全局出发进行规划和设计,它要求决策层应站在一定时间和空间的整体高度,去分析、决定档案信息服务实施方案的可行性。数字档案馆服务对象是面向大众的,这决定了数字档案馆信息服务应该站在全国甚至更广阔的范围进行考量,潜心构筑数字档案馆信息服务平台。数字档案馆信息服务实施方案要重点分析信息服务应用系统的业务可行性,要着眼于与业务领域相关的具体环节,正确、全面揭示和描述档案用户需求,突出档案用户需求的重要性。因此,方案设计时要用系统工程的方法,从宏观上对业务需求进行梳理和描述,把用户对档案信息需求按层次呈现出来,并加以保存和利用。

2.调整数字档案馆组织管理结构和

业务重心

在客户关系管理环境下,数字档案馆的日常管理会趋于两大内容:信息资源整合和维护档案用户关系。这种趋势必然对原有的档案部门组织管理和工作重心造成冲击,使原有的档案组织结构设置和工作内容难以适应新的工作环境和服务要求,因此有必要对其原有的组织管理结构设置和工作重心进行调整。调整组织管理结构和业务重心,首先必须重新梳理现有的工作内容,结合当前信息服务的新要求和趋势,检视信息服务过程中存在的问题,并确定业务的主管机构或部门的相关职责。笔者认为,组织管理结构的设置必须紧紧围绕信息资源整合和信息服务进行,如设立网络技术部、客户服务部和宣传教育部等,分别负责信息资源收集、整合,客户反馈意见、投诉的处理,以及对外的宣传等工作。工作的重心应该落在如何维护档案用户关系、提供个性化服务进而提高用户满意度上。

3.创新服务机制疏通档案用户利用信息渠道

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(二)推进杜区卫生服务档案管理规范化,是加强国家档案资源建设的必然要求。社区卫生服务档案是社区卫生服务活动的真实记录和凭证,是一种相对独立的档案门类,也是国家重要的档案资源之一。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化,不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平,国家档案资源建设将会受到十分不利的影响。

(三)推进社区卫生服务档案管理规范化,是实现社区卫生服务档案管理自动化的必然要求。随着办公自动化和网络化的发展,社区卫生服务档案的自动化和网络化已经提到了重要议事日程,如果不推进社区卫生服务档案管理的规范化,使其管理内容、管理方式、方法不加以规范,要实现社区卫生服务档案管理的自动化和网络化是根本不可能的。

(四)推进社区卫生服务档案管理规范化,是充分发挥社区卫生服务职能的必然要求。社区卫生服务具有医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等六位一体职能,是社区建设的重要组成部分。随着社区建设的发展,社区卫生服务作为政府实行的具有一定福利性质的社会公益事业,正日益成为社区居民离不开的重要事业。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化,不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平,就很难提高社区卫生服务的水平和效率,影响社区卫生服务作用的充分发挥。

二、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容

明确社区卫生服务档案管理规范化的任务和内容,是推进社区卫生服务档案管理规范化的关键。从目前情况看,推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容有如下三个方面:

(一)必须规范社区卫生服务档案的构成

从目前情况看,社区卫生服务档案主要应包括综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等。

1.社区卫生服务综合管理类档案主要应包括对社区卫生服务机构、人员、资格等方面进行管理的过程中产生的相关文件材料和社区综合健康状况材料。社区综合健康状况材料,主要应包括四个方面情况:①社区人口学资料;②社区患病资料;③社区死亡资料;④社区危险因素调查及评估等。

2.家庭健康档案是社区卫生服务档案的核心,主要应包括五个方面:①家庭基本资料;②家族患病史;③家庭健康状况;④家庭以往患病记录;⑤家庭成员健康资料(居民个人健康档案)等。

家庭成员健康资料主要应包括两个方面,一是以问题为导向的健康问题记录,二是以预防为导向的记录。个人健康问题记录包括:①居民基本资料;②以往病史;③所患疾病状况描述及治疗进展情况记录;④特殊疾患随访记录表;⑤化验及辅助检查记录;⑥转诊、会诊记录等。预防为导向的记录包括:①周期性健康检查记录;②预防接种记录;③儿童生长与发育评价记录;④病人教育记录;⑤危险因素筛查及评价记录等。

3.社区卫生服务健康教育类档案主要应包括健康教育系统、健康教育组织、健康教育计划、健康教育活动内容、健康促进记录等。

4.社区卫生服务药品管理类档案主要应包括社区卫生服务机构药品目录、药品服用说明书、药品进出库清单、药品采购清单等。

5.社区卫生服务设备类档案主要应包括社区卫生服务机构购置诊断设备、治疗设备、医疗辅助设备、电教设备的随机文件材料和在使用维护过程中形成的文件材料。仪器、设备要建立总账、分户账、档案卡;各种仪器设备的说明书、线路图等资料要分类存档。

6.社区卫生服务基本建设类档案主要应包括社区卫生服务办公、活动场所等基本建设项目的文件材料,如基本建设项目的设计图、施工图、竣工图、工程概算、决算等。

7.社区卫生服务财务档案主要包括财务决算报表、账簿、凭证等。

(二)必须规范社区卫生服务档案的分类方法

可将整个社区卫生服务档案分成综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等七大类。

1.综合管理类档案宜按年度――问题分类法进行分类。就是先将综合管理类档案材料按年度分开,然后在每个年度内按问题进行分类。

2.家庭健康档案类宜采用家庭――姓氏分类法进行分类。先将健康档案按社区内的各个家庭分类,然后在每个家庭内按家庭成员的姓氏进行分类。

3.健康教育类宜采用年度――问题分类法进行分类。先将健康教育类档案按年度分开,然后在每个年度内按问题进行分类。

4.药品管理类宜采用门类――品种分类法进行分类。先将药品管理类档案按药品门类分开,然后在门类内按品种进行分类。

5.设备管理类宜采用类别――设备分类法进行分类。先将设备类档案按设备类别分开,然后在每个类别内按具体设备进行分类。

6.基本建设类宜采用项目分类法进行分类。将基本建设类档案按各个具体的基本建设项目进行分类。

7.会计档案类宜采用年度――类型分类法进行分类。先将会计档案按年度分开,然后在每个年度内按会计档案材料的类型进行分类。

(三)必须规范社区卫生服务档案管理的几个重要环节

1.必须规范社区卫生服务档案的收集工作。坚持集中统一管理社区卫生服务档案的原则,进一步明确社区卫生服务文件材料的归档范围,将社区卫生服务文件材料收集齐全,确保其完整。

2.必须规范社区卫生服务档案的整理工作。按照上述分类方法,及时将收集来的社区卫生服务文件材料进行系统化的分类整理编号,编制案卷总目录和分类目录,为社区卫生服务档案的保管和检索利用提供基础条件。

3.必须规范社区卫生服务档案的日常管理工作。建立健全档案查借阅、保护、保密、统计等日常管理制度,强化各种保管和管理措施,加强对社区卫生服务档案的管理,确保档案安全,延长档案寿命。

4.必须规范社区卫生服务档案的提供利用工作。加强社区卫生服务档案编研和检索工作,编制各类必要的检索工具,优质高效地提供档案查借阅服务,积极主动地开展档案提供利用工作,满足开展社区卫生服务工作的实际需要。

三、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要措施

推进社区卫生服务档案管理规范化是一件十分繁重和紧迫的重要任务,必须采取综合有效的措施,从整体上加以推进。

(一)必须加强对社区卫生服务档案管理规范化的宏观研究,在管理理论上实现突破。将社区卫生服务档案规范化管理的研究列入有关计划,尽快拿出研究成果,以指导实践。

(二)必须把社区卫生服务档案管理列为社区卫生服务业务建设的一项重要内容,使其同步发展。将社区卫生服务档案管理纳入社区卫生服务事业的发展规划和计划当中,与其同步规划,同步建设,使社区卫生服务档案管理工作随着社区卫生服务事业的发展而同步发展。

(三)必须加强对社区卫生服务档案管理的业务培训、检查和指导。社区卫生服务机构建档工作起步较晚,管理人员的档案意识还很薄弱,管理水平较低,如果不加强对其业务培训、检查和指导,就跟不上档案管理科学化、规范化、标准化的发展进程。只有及时培训、常指导、勤检查,及时发现并解决管理工作中存在的各种实际问题,才能保证社区卫生服务档案管理工作的健康有序开展。各级档案行政管理部门应高度重视社区卫生服务档案管理工作,切实加强对社区卫生服务档案管理工作的业务指导。

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(1)公共服务功能。公共服务功能就是检测政务管理水平高与低的重要指标。档案管理建设是否合理,是否符合公众的需要等,都受到政府公共服务功能的影响。所以,增强档案管理的公共服务功能,能够使政府与民众联系更加密切,真正做到档案管理取之于民、用之于民。

(2)内部服务功能。内部服务功能主要指政务内部的一种服务。围绕档案管理信息化建设环境下的网络技术,实现通讯、人力资源、安全保密等功能。要想增强内部服务功能,可以通过增强公共服务功能而形成一种外部拉力。要想提供更好地服务功能,必须要有良好的内部服务作为支撑。这种来自外部的需求,会对内部的合理化、规范化提出进一步的要求。

(3)部门管理功能。档案管理不能脱离现实的行政管理要求。结合政务日常管理,可以在原有的考核体系中适当增加基于部门管理的职能要求,这样便可以更好地发挥档案管理平台作用。

2、电子政务服务于档案管理的作用和意义

(1)增强电子政务服务功能,是提高档案管理能力的重要体现。档案管理工作必须始终服务于我国政府职能的转变,必须始终服务于社会公众,必须始终服务于促进科学执政、民主执政、依法执政和提高党的执政能力。不断加强电子政务的服务功能,是主动顺应我国政府改革发展趋势的行动举措,更是充分保障公民知情权、参与权和监督权的必要环节,对于加强构建社会主义和谐社会的能力,将起到极其重要的促进作用。

(2)增强电子政务服务功能,是提高档案管理绩效的原则要求。档案管理强调“以服务为主线”,与电子政务“立党为公、执政为民”的宗旨完全吻合。档案管理绩效评估的侧重点与意义,已经不再局限于档案建设水平,更多的是在评估各级政府档案建设所体现出的应用效果。

(3)增强电子政务服务功能,是促进实现档案改革的重要力量。公众通过档案信息化管理,可切实体验到创建现代服务型政府的理念和实践,可以分享政府改革的实际成效。如果档案管理所呈现的服务是政府传统的服务内容和服务方式,不能给公众获取政务服务带来方便,也就失去了“特色”,公众就会不认可,不满意,这样的档案管理就必然会失去存在的价值。

二、未来电子政务服务于档案管理的发展趋势

1、以人为本,由偏重档案个体服务向注重公共服务转变。档案管理以服务公众为中心,是建设服务型政府的内在要求,也是电子政务发展的必然要求。如果公众通过档案管理系统能够方便享受到政务信息的服务,能够快捷方便地办理各种服务,自然也会关心档案建设和发展,也会积极主动地配合提高政府档案管理的服务能力,从而推动服务型政府的形成。

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